1. Algemeen

Emster Belang verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren.
In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Emster Belang.

2. Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam en adres. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s worden in dit kader ook gezien als persoonsgegevens.

3. Verwerkt ‘Emster Belang’ persoonsgegevens?

Ja. Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dit zijn in ons geval de volgende gegevensgroepen:

  1. Leden van ‘Emster Belang’ (NAW-gegevens, e-mailadres, en contributiebedrag);
  2. Bestuursleden van Emster Belang (NAW-gegevens, e-mailadres, en bestuursfunctie);
  3. Contactpersonen van partijen met wie wij samenwerken zoals andere organisaties, relaties, gemeentelijke/provinciale instanties etc.;
  4. Vrijwillige deelnemers aan de activiteiten van Emster Belang.

4. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

De vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere beheerder aangesteld:

  1. Leden: De ledenadministratie wordt uitgevoerd door de ledenadministrateur/ penningmeester van Emster Belang en staat op een beveiligde computer. Deze computer is beveiligd met een wachtwoord (bekend bij de 1e en 2e secretaris) en security patches worden, zodra deze beschikbaar zijn, toegepast. De computer is tevens voorzien van een adequate virusbescherming. Elke keer dat er mutaties worden gedaan, wordt ook een back-up van de gegevens gemaakt. Deze back-up wordt op een beveiligde computer bewaard en/of er wordt een back-up veiliggesteld op een USB-stick, die separaat van de computer wordt bewaard op een afgesloten plaats welke alleen bekend is bij de bestuursleden;
  2. Bestuursleden, contactpersonen, beheerder en vrijwilligers: Deze gegevens worden beheerd door de secretaris van Emster Belang. Het betreft hier een digitale administratie op een met een wachtwoord (alleen bekend bij de 1e en 2e secretaris) beveiligde computer met adequate virusbescherming.

5. Waarvoor verwerkt Emster Belang deze gegevens?

De persoonsgegevens die Emster Belang verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

  1. Leden: Deze gegevens worden vastgelegd om de lidmaatschapsgelden te kunnen incasseren, de nieuwsbrief te kunnen versturen en om de ledenadministratie te kunnen beheren;
  2. Bestuursleden: Deze gegevens worden vastgelegd vanuit wet- en regelgeving, om vast te kunnen stellen wie beslissingsbevoegd is en wie waarvoor aangesproken kan worden;
  3. Contactpersonen: Deze gegevens worden vastgelegd om in contact te kunnen treden in het kader van samenwerking op het gebied van o.a. het onderhoud van de Klompenpaden;
  4. Vrijwilligers: Deze gegevens worden vastgelegd om vrijwilligers in te kunnen schakelen voor het uitvoeren van diverse activiteiten.

6. Verwerkt Emster Belang ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Emster Belang verwerkt deze gegevens niet. Bijzondere persoonsgegevens zijn dan ook niet van toepassing.

7. Hoe gaat Emster Blang met mijn persoonsgegevens om?

Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij dienen. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld zonder uw toestemming. Als een mail verstuurd wordt naar meerdere personen, worden de e-mailadressen in de BCC geplaatst.

8. Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Afhankelijk van de gegevensgroepen is hiervoor een andere gemachtigde aangesteld:

  1. Leden: De ledenadministratie kan alleen worden ingezien door de ledenadministrateur/penningmeester van Emster Belang;
  2. Bestuursleden: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris en de penningmeester van Emster Belang;
  3. Contactpersonen: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris/beheerder van Emster Belang;
  4. Vrijwilligers: Deze gegevens kunnen worden ingezien door de secretaris/­beheerder van Emster Belang en worden op verzoek beschikbaar gesteld aan bestuursleden die belast zijn met de uitvoering van activiteiten waarvoor de betreffende vrijwilliger(s) word(t)(en) ingezet. Alleen de gegevens welke op dat moment noodzakelijk zijn worden verstrekt aan de betreffende bestuursleden. De bestuursleden zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van deze gegevens te respecteren;
  5. Beheerder: De persoonsgegevens van de beheerder(s) kan/kunnen worden ingezien door de bestuursleden/secretaris van Emster Belang.

9. Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan uw lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie, zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijke voorschriften.

10. Welke regels gelden bij de verwerking van persoons-gegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Emster Belang gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

11. Kan ik zien welke gegevens Emster Belang van mij verwerkt?

U kunt een verzoek indienen bij de secretaris of penningmeester van Emster Belang om deze gegevens in te zien. De secretaris is bereikbaar via info@emsterbelang.nl, de penningmeester is bereikbaar via penningmeester@emsterbelang.nl.

13. Waar kan ik terecht met een vraag, klacht of een verzoek tot correctie of wissen van gegevens?

Voor bovengenoemde zaken kunt u zich richten tot het bestuur van Emster Belang, via info@emsterbelang.nl. Het bestuur zal deze verzoeken behandelen zoals is beschreven in de geldende wet- en regelgeving. Mocht uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens zijn afgehandeld, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

Emster Belang behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement. Het verdient aanbeveling om het privacy statement op te vragen bij de secretaris of op de website van Emster Belang te lezen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent. U kunt dit privacy statement zelf opslaan of raadplegen via info@emsterbelang.nl.